Nên Thuê Máy Photocopy Hay Mua? So Sánh Ưu Nhược Điểm

1. Lựa chọn giữa thuê và mua máy photocopy

Khi doanh nghiệp đối mặt với nhu cầu in ấn, câu hỏi được đặt ra nhiều nhất chính là: nên thuê máy photocopy hay mua? Mỗi lựa chọn đều mang lại những ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu sử dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn so sánh chi tiết và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Nên thuê máy photocopy hay mua.

2. Ưu và nhược điểm khi mua máy photocopy

Ưu điểm:

• Toàn quyền sở hữu: Khi mua máy, doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ thiết bị và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
• Tiết kiệm chi phí dài hạn: Đối với các doanh nghiệp sử dụng máy lâu dài, việc mua máy có thể giúp tiết kiệm chi phí.
• Khấu hao tài sản cố định: Máy photocopy được tính vào tài sản cố định, hỗ trợ báo cáo tài chính.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư lớn: Việc mua máy yêu cầu một khoản chi phí ban đầu cao, điều này có thể gây áp lực tài chính.
• Chi phí bảo trì và sửa chữa: Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về bảo trì và thay thế linh kiện.
• Công nghệ lỗi thời: Máy có thể trở nên lỗi thời khi công nghệ phát triển.
• Không biết chọn loại máy nào phù hợp: Do trên thị trường có rất nhiều loại máy và mỗi loại có những ưu nhược điểm cũng như tính năng khác nhau nên người dùng sẽ khó tìm được máy in đúng nhu cầu thực tế của mình.

Nên mua máy photocopy hay thuê

3. Ưu và nhược điểm khi thuê máy photocopy

Ưu điểm:

• Chi phí ban đầu thấp: Doanh nghiệp không cần đầu tư khoản lớn, nhà cung cấp thuờng yêu cầu 1 khoảng đặt cọc nhỏ ban đầu và hoàn trả khi hết hạn hợp đồng.
• Dịch vụ bảo trì miễn phí: Nhà cung cấp thường bao gồm bảo trì, sửa chữa trong gói thuê.
• Linh hoạt nâng cấp: Dễ dàng thay đổi hoặc nâng cấp máy mới theo nhu cầu.
• Phù hợp với nhu cầu tạm thời: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp có nhu cầu ngắn hạn.
• Cân đối thu chi tài chính dễ dàng: việc sở hữu máy photocopy có thể phát sinh những hỏng hóc bất ngờ, làm phát sinh chi phí ngoài dự tính. Khi thuê máy chi phí là cố định qua mỗi tháng nên không làm phát sinh bất ngờ về việc thu chi tài chính.
• Không cần tốn thời gian tính toán: Những câu hỏi như nên mua máy photocopy loại nào, nên mua máy photocopy của hãng nào, giá thay mực là bao nhiêu... sẽ không cần quan tâm khi chọn phương án thuê máy photocopy.
• Linh hoạt trong hoạt động công việc: Khi nhu cầu công việc của bạn không cố định lâu dài một địa điểm như thi công, lắp đặt công trình; tổ chức sự kiện... thì thuê máy photocopy là lựa chọn hoàn hảo.

Nhược điểm:

• Không sở hữu tài sản: Máy không thuộc doanh nghiệp, không tính vào tài sản cố định.
• Chi phí dài hạn cao hơn: Nếu thuê trong thời gian dài, tổng chi phí có thể vượt quá một máy mua mới.
• Phụ thuộc nhà cung cấp: Chất lượng dịch vụ và thiết bị phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Nên chọn máy photocopy hãng nào

4. So sánh chi phí thuê và mua máy photocopy

Tiêu chí	Mua máy photocopy	Thuê máy photocopy
Chi phí ban đầu	Cao	Thấp
Bảo trì và sửa chữa	Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm	Do nhà cung cấp đảm nhận
Linh hoạt nâng cấp	Có thể tốn chi phí khi thay máy	Dễ dàng
Phù hợp ngắn hạn	Không phù hợp	Rất phù hợp
Tổng chi phí	Thấp hơn khi dùng lâu dài	Cao hơn khi thuê quá lâu

5. Khi nào nên thuê, khi nào nên mua?

Nên thuê máy photocopy khi:

• Doanh nghiệp có ngân sách hạn chế hoặc không muốn phát sinh chi phí sửa chữa máy ngoài dự kiến.
• Nhu cầu in ấn tạm thời hoặc không ổn định.
• Cần sự linh hoạt trong việc thay đổi thiết bị.
• Cân đối thu chi hàng tháng dễ dàng do phí thuê máy là cố định.

Nên mua máy photocopy khi:

• Doanh nghiệp có ngân sách lớn.
• Nhu cầu sử dụng lâu dài, ổn định.
• Mong muốn sở hữu tài sản cố định.

So sánh ưu nhược điểm của việc mua và thuê máy photocopy

6. Kinh doanh tại Việt Nam nên thuê máy photocopy hay mua?

• Tại Việt Nam những doanh nghiệp có vốn nước ngoài thường chọn thuê máy photo thay vì mua máy. Nhưng hình thức không giống các doanh nghiệp Việt. Thay vì mua hay thuê máy photocopy, các doanh nghiệp nước ngoài thường chọn ký hợp đồng Click Charge.
  👉 Xem thêm: Click Charge là gì? Giải pháp tối ưu chi phí in ấn hiện đại
• Các cơ quan nhà nước chọn mua máy photocopy thay vì thuê. Nguyên nhân là do chính sách và kinh phí hoạt động của nhà nước khác với doanh nghiệp.
• Các doanh nghiệp với nhu cầu sử dụng quá ít có thể chọn mua 1 máy in đa chức năng thay vì mua hay thuê máy.
  👉 Xem thêm: Máy in đa chức năng là gì? Nên chọn máy in đa năng nào?
• Phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam đang chuyển dần sang thuê máy photocopy thay vì mua máy. Những lợi ích từ việt thuê máy được liệt kê ở trên như linh hoạt chuyển đổi nhu cầu sử dụng, dễ dàng cần đối chi phí duy trì hoạt động...

Các doanh nghiệp nước ngoài thường chọn hình thức Click Charge

7. Nên chọn thuê hay mua máy photocopy?

Câu hỏi nên thuê máy photocopy hay mua phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và tài chính của doanh nghiệp.

• Nếu bạn có ngân sách hạn chế và muốn giải pháp linh hoạt, thuê máy photocopy là lựa chọn hợp lý.

• Ngược lại, ngoài những lợi ích khi thuê máy photocopy, nếu bạn có đủ nguồn lực tài chính và muốn sử thời gian lâu dài, việc mua máy photocopy sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài.

Hy vọng bài viết này giúp bạn đưa ra quyết định thông minh nhất cho doanh nghiệp của mình!